Charte de protection des données

Nous comprenons que votre confiance en nous constitue le capital le plus important de FACT GROUP (ci-après dénommée « Fact Group » « nous » ou « notre Société »), incluant les différentes sociétés du groupe, à savoir F.A.C.T. SECURITY SPRL, Fact Training Center - Centre d'Instruction des Métiers de la Sécurité et du Gardiennage SPRL à finalité sociale, FACT Services sprl ainsi que F.A.C.T. SECURITY SARL. Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous. La présente charte de protection des données (ci-après dénommée la « Charte ») s'applique entre autres à (i) notre/nos site(s) Internet https://www.factgroup.be (ci-après dénommé le « Site Web ») et (ii) à toutes les relations (commerciales) existant entre Fact Group et ses clients, prospects et partenaires commerciaux, et toutes personnes avec qui nous sommes susceptibles d’entretenir des relations.

La présente Charte s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par Fact Group agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont Fact Group est responsable.

Cette Charte contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que Fact Group récolte, ainsi que sur la manière dont Fact Group traite ces données personnelles.

Fact Group souhaite souligner qu'elle essaie à tout moment d'agir en conformité avec (i) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 - le « RGPD ») et (ii) la (future) législation belge relative à la mise en œuvre du Règlement susmentionné. La présente Charte contient entre autres des informations sur les données à caractère personnel que Fact Group collecte, ainsi que sur la manière dont Fact Group utilise et traite ces données à caractère personnel.

La visite du Site Web ainsi que la création d’un compte sur ce dernier, la souscription à nos services et formations et la communication en général avec Fact Group implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation) de la présente Charte et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire la présente Charte en combinaison avec les conditions d’utilisation du Site Web et la politique en matière de cookies de Fact Group

Types de données à caractère personnel

Fact Group peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

Nom
Prénom
Date de naissance
Lieu de naissance
Numéro de registre national
Numéro de compte bancaire
Adresse de domicile
Adresse e-mail
Numéro de téléphone (fixe/gsm)
Numéro de client
Données de présence aux formations
Diplômes
Toutes les données à caractère personnel transmises volontairement à Fact Group (lors de la correspondance par exemple)

Fact Group collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l'utilisation que vous faites du Site Web, par le biais de cookies. Ainsi, Fact Group, par exemple, enregistrera automatiquement quelles parties du Site Web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, quel site web vous visitiez lorsque vous avez reçu l'accès au Site Web. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à Fact Group d'établir des statistiques concernant l'utilisation du Site Web. Dès lors, la navigation sur le Site Web de Fact Group implique votre acceptation concernant l’utilisation de certains cookies. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez lire notre politique en matière de cookies

Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

La visite du Site Web de Fact Group ;
La création d'un compte sur le Site Web de Fact Group ;
Une demande de devis ;
L’inscription à des formations ;
La demande et la réalisation d’audits ;
L’usage fait d’un service (que ce soit par l’intermédiaire du Site Web ou non) ;
L’échange de cartes de visite ;
Une collaboration avec Fact Group ;
La vérification de votre identité (par exemple lors de l’identification client)
La correspondance échangée avec Fact Group.

Les données à caractère personnel collectées par Fact Group sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins.

La délivrance de certaines données personnelles est une condition afin de pouvoir bénéficier de certains services (par exemple pour accéder à votre compte en ligne). Il vous est indiqué quelles données sont obligatoires et lesquelles sont facultatives.

Utilisation des données à caractère personnel

Fact Group peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Charte.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou lorsque cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

La sauvegarde de nos intérêts légitimes ;
La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie avec vous ;
Le respect d’une obligation légale ;
La préservation de l’intérêt public.

Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

Fact Group ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s'avère nécessaire dans le cadre de la fourniture des produits et/ou des services et notamment, mais sans limitation :

L’organisation et le suivi de formations ;
Des audits de sécurité réalisés ;
Les analyses d’audience de notre Site Web ;
Le stockage informatique ;
Le respect des obligations légales imposées à Fact Group (comme, par exemple, par le SPFI).

Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des webmasters, des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, notre compagnie d’assurance ainsi que divers prestataires de services à qui Fact Group est susceptible de faire appel dans le cadre de la prestation de ses services.

S'il est nécessaire que, dans ce cadre, Fact Group divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d'utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Charte.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que Fact Group divulgue vos données à caractère personnel :

Aux autorités compétentes (i) lorsque Fact Group y est tenue sur base de la loi ou dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une procédure judiciaire future et (ii) pour garantir et défendre nos droits ;
Lorsque Fact Group ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – que Fact Group a collectées – constitueront l'un des actifs transférés;
Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant.

Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l'Espace économique européen (EEE). Toutefois, dans le cadre de la gestion administrative des services proposés, Fact Group est susceptible de transférer vos données à caractère personnel vers sa filiale tunisienne, Positive Solutions, une société commerciale à forme de société privée à responsabilité limitée de droit tunisien ayant son siège Capitole du Lac, Rue des Lacs de Mazurie, 2e étage à 1053 Les Berges du Lac, Tunis, TVA 1318089V/A/M/000 représentée aux fins des présentes par Mr Yves Bastin.

Tout transfert de données à caractère personnel en dehors de l'EEE à un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, est et sera soumis aux dispositions d'une convention de transfert de données, laquelle contiendra (i) les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d'une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d'une autre obligation légale, Fact Group ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs tels que décrits dans la Charte, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel'.

Fact Group conservera toutes les données à caractère personnel qu'elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise ainsi que sur ses serveurs informatiques internes, la plateforme informatique externe « Master », et sur un serveur cloud localisé en Belgique et en France.

Annexe 2 : durées de conservation par catégorie de traitements.

Vos droits relatifs à la protection de votre vie privée

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

Droit d'accéder à vos données à caractère personnel ;
Droit de rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
Dans certaines circonstances, le droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit d'être oublié’) (dans ce contexte, Fact Group indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
Droit d'objection / d'opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter dpo@factgroup.eu

Vous pouvez exercer ces droits gratuitement au moyen du formulaire susmentionné. En outre, vous pouvez toujours actualiser, modifier et/ou vérifier, par le biais de votre compte, vos données à caractère personnel – que vous avez dû communiquer au moment de la création de votre compte.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’« APD ») via le lien suivant « https://www.autoriteprotectiondonnees.be/ ».

Protection des données à caractère personnel

Fact Group s'engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, de nature physique, technologique et/ou organisationnelle pour éviter (i) l'accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l'abus ou la modification de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité de Fact Group, les contrôles qu'elle effectue et les actes qu'elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais d’Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que Fact Group ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.

Enfin, la sécurité de votre compte dépendra également de la confidentialité de votre mot de passe pour recevoir l'accès à la Plateforme. Fact Group ne vous demandera jamais votre mot de passe, de sorte que vous êtes tenu de ne pas le communiquer vous-même. Lorsque vous avez néanmoins communiqué votre mot de passe à un tiers, ce dernier recevra l'accès, par le biais de votre mot de passe, à votre compte et à vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous assumez vous-même la responsabilité des agissements qui sont posés par l'utilisation qui est faite de votre compte. Fact Group vous conseille dès lors vivement, lorsque vous constatez que quelqu'un a obtenu l'accès à votre compte, de modifier immédiatement votre mot de passe et de prendre contact avec nous.

Actualisation de la Charte

Fact Group est habilitée à actualiser la présente Charte en installant une nouvelle version sur le Site Web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le Site Web et la page concernée sur laquelle la Charte est reproduite, afin d'être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.

La dernière version sera toujours consultable via ce lien.

Autres sites web

Le Site Web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d'autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d'autres technologies. Fact Group ne porte aucune responsabilité, ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l'utilisation et la distribution de vos données personnelles. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s'ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

Contactez Fact Group

Si vous avez des questions sur la Charte ou sur la manière dont Fact Group collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

Par e-mail : dpo@factgroup.eu
ou
Par la poste : Fact Security SPRL, Rue de la Station 19 à 1300 Wavre

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Fact Group a traité ces questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont Fact Group collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (l’ « APD »).

Qu’attendons-nous de vous ?

De votre côté, nous attendons de vous que vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif dans votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

Cette Charte est susceptible d’être modifiée et la dernière version applicable est consultable à l’adresse suivante : https://www.factgroup.lu/en/privacy.

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

Fact Group peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen :
Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone ainsi que via un de nos délégués commerciaux. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de devis, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.
Gestion de votre compte personnel ou professionnel sur le Site Web de Fact Group :
En tant que client, professionnel ou exploitant, vous avez la possibilité de créer un compte personnel à votre nom sur le Site Web. Au travers de ce compte nous utilisons vos données afin de vous permettre suivre l’état de votre situation après de Fact Group.
Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime.
Elaboration d’un devis ou d’une offre :
Afin de rédiger et de vous faire parvenir un devis ou une offre, sur votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.
La gestion des formations :
Nous vous proposons des formations. Afin d’honorer votre demande, nous élaborons un devis personnalisé, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur qui viendront vous conférer cette formation.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.
La gestion des audits :
Nous vous proposons des audits réalisés par des professionnels du secteur. Afin d’organiser ces audits, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur précités.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.
L'établissement d'une convention :
En tant que client, professionnel ou exploitant, vous êtes ou serez amené à conclure une convention avec Fact Group afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.
Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions :
Nous utilisons vos données afin d’effectuer les services pour lesquels vous avez fait appel à Fact Group. Cette utilisation implique que Fact Group soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) auquel vous avez souscrit.
Ce traitement peut se fonder sur l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par Fact Group.
L’envoi des factures et la perception des paiements :
Dans le cadre des prestations proposées par Fact Group et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.
L’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web - cookies de performance :
Lors de l’utilisation du Site Web, nous vous demandons de consentir à l’utilisation de cookies. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement. Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur les cookies.
Ce traitement peut se fonder sur l’intérêt légitime ou sur votre consentement.
Sollicitation à une offre d’emploi et mise à disposition du CV :
En postulant à l’une de nos offres d’emploi disponibles sur le Site Web par un autre moyen, vous êtes invité à nous faire parvenir votre CV. Vos données seront alors traitées afin de pouvoir analyser votre profil et répondre de manière adéquate à votre sollicitation.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.
L’établissement de mailinglists :
Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts. Dans ce contexte, certaines de vos données à caractère personnel pourront être collectées dans une base de données.
Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime ou votre consentement.
Respect des législations et des réglementations :
Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur le respect d’une obligation légale.
Protection de nos droits :
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d'intérêts légaux, d'actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité

Finalités des traitements de données à caractère personnel	Fondement	Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)
Réception et traitement des questions posées	Intérêt légitime	5 ans après le dernier contact si client / 3 an après le dernier contact si prospect.
Elaboration d’un devis ou d’une offre	Intérêt légitime	5 ans après le dernier contact si client / 3 an après le dernier contact si prospect.
Gestion des formations	Exécution du contrat	3 ans après le dernier contact du client.
Gestion des audits	Exécution du contrat	5 ans après le dernier contact du client.
Etablissement d'une convention	Intérêt légitime Obligation légale	A déterminer par Fact Group, Exemple : 7 ans après le dernier contact du client.
Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions	Exécution du contrat	5 ans après le dernier contact du client.
Factures et paiements	Exécution du contrat Obligation légale	7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.
L’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web	Intérêt légitime	3 ans après la dernière visite de l’utilisateur sur le Site Web.
Sollicitation à une offre d’emploi et mise à disposition du CV	Intérêt légitime Consentement	- Suppression directe si le CV ne correspond pas au profil recherché ; - Conservation dans une base de recrutement pendant 1 an si le CV correspond potentiellement mais que pas de poste disponible ; - Traitement immédiat si le CV correspond et qu’un poste est disponible. Dans ce cas : conservé dans le dossier du travailleur 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat.
L’établissement de mailinglists	Intérêt légitime Consentement	5 ans après le dernier contact si client / 3 ans après le dernier contact si prospect.
Respect des législations et des réglementations	Obligation légale	- Documents sociaux : 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat ; - Documents fiscaux : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable
Protection de nos droits	Intérêts légitimes	Aussi longtemps que dure l’action en justice/la procédure de plainte.